Was Du tun wirst
Office Management
- Du übernimmst die Verwaltung aller Wartungsaufgaben und beauftragst erforderliche Dienstleister.
- Du sorgst für ein einladendes und angenehmes Gäste- und Kollegenerlebnis.
- Falls du Zeit hast, kannst du nach Mietmöglichkeiten für unser Büro suchen (z. B. für Veranstaltungen).
Finanz- & Operations-Unterstützung
- Du bearbeitest Spesenabrechnungen und stellst sicher, dass unsere Ausgaben im geplanten Budgetrahmen bleiben.
- Du bist an der Erstellung von Planwerten beteiligt und arbeitest eng mit unserem Controller sowie unserem CFO / CEO zusammen.
- Du unterstützt das HR-Team bei der Erstellung und Verwaltung von Verträgen, Bescheinigungen und anderen Dokumenten sowie bei der Verwaltung von Benefits.
- Du kommunizierst mit externen Partnern (z. B. Arbeitsrechtlern, Steuerbüros), um einen reibungslosen Ablauf sicherzustellen.
Dokumentenmanagement
- Du arbeitest eng mit unserem Datenschutzexperten zusammen, um die Einhaltung der DSGVO zu gewährleisten.
- Du verwaltest und pflegst unsere Personalakten (in Factorial und Google Drive), unterstützt bei der Vorbereitung der Gehaltsabrechnung und hältst regelmäßigen Kontakt zu unserem Steuerbüro.
- Du bearbeitest eingehende Rechnungen und Zahlungen (außer Gehältern) und bereitest sie für die Steuer- bzw. Buchhaltungsagentur vor.
- Du verwaltest eine Vielzahl wichtiger Dokumente und deren Archivierung.
Was Du mitbringst
- Da die Kommunikation mit externen Dienstleistern überwiegend auf Deutsch erfolgt, sind fließende Deutschkenntnisse essenziell. Zudem solltest du über gute Englischkenntnisse für die Zusammenarbeit mit unseren kroatischen Kollegen verfügen.
- Du bist eine gut organisierte Person, die gerne mit klaren Strukturen und Arbeitsabläufen arbeitet, weil sie dir helfen, deine Aufgaben effizient zu erledigen.
- Du hast Erfahrung mit der Google Suite oder MS Office.
- Du hast bereits ein Büro gemanagt und dich um kleinere Veranstaltungen gekümmert.
- Du kommunizierst auf Augenhöhe, bist empathisch und gehst absolut vertraulich mit sensiblen Themen um.
- Du zeichnest dich durch starke Selbstmanagement-Fähigkeiten aus und schätzt eine Mischung aus eigenverantwortlicher Arbeit und Teamarbeit.
Nice to Have
- Du hast bereits Erfahrung in der Vertragserstellung und Einhaltung arbeitsrechtlicher Vorgaben.
- Du hast bereits mit einer HR-Software gearbeitet (z. B. Personio oder Factorial).
- Du hast Erfahrung in der vorbereitenden Buchhaltung.
Was Wir Dir Bieten
- 🌍 Flexibles Arbeiten: Entscheide selbst, ob du im Büro, zu Hause oder im Café um die Ecke arbeitest.
- ⏰ Dein Tag, deine Regeln: Keine festen Arbeitszeiten – du gestaltest deinen Workday selbst.
- 🙌 Flache Hierarchien: Hier zählt die beste Idee, egal von wem sie kommt.
- 🤝 Hammer-Team: Arbeite mit kreativen, motivierten und supernetten Kolleginnen, die dich unterstützen.
- 📚 Weiterbildung: Jährliches Budget für Bücher, Konferenzen oder Kurse, die dich weiterbringen.
- ☕️ Stylisches Büro: Unser Office fühlt sich mehr nach Loft zum Wohlfühlen an als nach klassischem Büro.
Und das ist noch lange nicht alles. Lass uns bei einem Kaffee darüber sprechen! 😊
